De NV Abb Power Grids Belgium stapte op 18 juni 2021 naar de Raad van State om de schorsing van tenuitvoerlegging bij uiterst dringende noodzakelijkheid (UDN) te bekomen van een gezamenlijk besluit van CVBA Fluvius System Operator, CV Ores Assets, CV Sibelga en NV Resa Innovation et Technologie (de aanbesteders en verweerders in deze zaak) om de bafo (‘best and final offer’) van de NV Abb Power Grids Belgium “als nietig te beschouwen”.

Inschrijvers op een opdracht rond de levering van distributietransformatoren, waaronder verzoeker, kunnen in het voor de opdracht opgemaakte dossier op het elektronisch platform e-Tendering een offerte opladen in een map met referentie “Fluvius-MBER-AESQ TRA/2019”. Na onderhandelingen wordt hen gevraagd een BAFO in te dienen. In het betrokken In de uitnodigingsbrief hiertoe wordt een ondertussen bijkomend aangemaakte map met het referentienummer “Fluvius-NET19L008-F53_nr2” vermeld samen met een link. De verzoeker laadt echter haar BAFO op in de oorspronkelijke map van het betrokken dossier.

Gedurende de twee werkdagen die volgen heeft de aankoopdienst van aanbestedende partijen contact met verzoeker: eerst omdat geen BAFO werd gevonden en vervolgens ter bevestiging dat de BAFO werd gevonden in de oorspronkelijk map. De aanbestedende partijen besloten hierop de BAFO van de verzoeker te weren als nietig.

De Raad van State oordeelt dat, anders dan verweerders opwerpen, noch uit de uitnodigingsbrief noch uit enig ander stuk in het administratief dossier blijkt dat zij “de indiening van de BAFO’s in de BAFO-map van het betrokken dossier als een minimale eis zouden hebben opgelegd in de opdrachtdocumenten”. De Raad van State oordeelt dan ook dat de verweerders op het eerste zicht er niet in slagen aan te tonen waarom betrokken vergissing “een substantiële onregelmatigheid zou zijn die tot de nietigheid moet leiden”.

Voor een aanbestedende overheid lijkt het dus de boodschap om zich te hoeden voor een te ver doorgedreven formalisme.